DOCUMENTATIONS & RECORD MANAGEMENT – Almost Running

DOCUMENTATIONS & RECORD MANAGEMENT

Graha Mustika Ratu, Jakarta | 05 – 06 Desember 2016 | 09.00 – 16.00 WIB | RP. 3.200.000

DESKRIPSI TRAINING DOCUMENTATIONS & RECORD MANAGEMENT

Komunikasi tertulis, berupa surat-surat, laporan, memo, formulir pesanan dan sebagainya, diperlukan setiap hari untuk beroperasinya setiap organisasi atau perusahaan. Agar pencapaian sasaran organisasi berhasil baik, dokumen-dokumen tersebut perlu disimpan secara sistematis agar dapat ditemukan dengan cepat setiap saat sesuai dengan pedoman-pedoman pengarsipan yang digunakan. Di samping itu, arsip bukan hanya diperlukan dalam bentuk hard copy, namun juga soft copy. Untuk itu, proses alih media dan manajemen electronic filing perlu diperhatikan. Dengan mengikuti pelatihan ini, para peserta diharapkan dapat mengelola arus keluar masuknya surat untuk menghindari timbulnya kekacauan arus informasi yang dapat mengakibatkan kerugian waktu, pikiran, dan material pada perusahaan atau organisasi. Selain itu, para peserta diharapkan pula dapat mengelola electronic filing dengan baik. Pelatihan ini akan dilengkapi dengan praktek atau latihan langsung bagi para peserta, menggunakan salah satu program software yang dapat dipakai dalam Electronic Filing Management.

MATERI BAHASAN DOCUMENTATIONS & RECORD MANAGEMENT

DAY 1

Introduction
- Manajemen arsip dinamis
- Masalah dalam pengarsipan dokumen
- Mendata masalah pengarsipan yang dialami masing-masing peserta
- Solusi yang dapat diambil
Document / / Documentations & Record Management
- Metodologi Record Management
- Konsep 5 S atau 5 R dalam filing (Ringkas, Rapi, Resik, Rawat, Rajin)
- Disaster Recovery Planning
- Integrasi Filing
- DRM menurut ISO 15489:2001 dan ISO 9001:2000
Sistem Pemberkasan 1
- Access system: direct system, indirect system
- Sistem abjad nama, abjad subjek, abjad geografis
Sistem Pemberkasan 2
- Sistem numeric
- Sistem kronologis/tanggal

DAY 2

Procedur Filling
- Pengendalian Dokumen, tata cara peminjaman dokumen
- Penemuan kembali
- Penilaian file/appraisal
- Pembuatan jadwal retensi, mekanisme penentuan retensi
- Penyusutan dan pemusnahan dokumen
Sarana Pemberkasan Elektronik
- Manfaat alih media arsip dari hardcopy menjadi softcopy.
- Langkah alih media; evaluasi kebutuhan, instalasi, scanning, pengawasan, pemeliharaan.
- Kebijakan akses: otorisasi/akses, log in, PIN, password, kerahasiaan & kejujuran.
- Manajemen file: membuat document profile, mengatur wewenang user (access privilege), bagaimana data diakses, dihapus, dicopy, diedit, dicetak, diforward, ditransfer.
Penggunaan Program Miscrosoft Excel
- Pengenalan Document
- Menyusun directory dan folder soft copy maupun hard copy
- Mencari dokumen soft copy dan hard copy keyword search.
- Distribusi dokumen (mengirim dokumen).
- Versioning (Update dokumen)

METODE TRAINING DOCUMENTATIONS & RECORD MANAGEMENT

Pembahasan konsep, diskusi kasus, latihan.

WAHIB DI IKUTI OLEH

Sekretaris, staff administrasi

FASILITATOR TRAINING DOCUMENTATIONS & RECORD MANAGEMENT

Ir. Prima Haris, MBA
Dra. Kussusanti, Msi.,

TANGGAL TRAINING DOCUMENTATIONS & RECORD MANAGEMENT

05 – 06 Desember 2016

JAM PELAKSANAAN TRAINING DOCUMENTATIONS & RECORD MANAGEMENT

09.00 – 17.00 WIB

TEMPAT TRAINING DOCUMENTATIONS & RECORD MANAGEMENT

Graha Mustika Ratu Lt 6
Jln. Gatot Subroto Kav.74-75
Jakarta 12870

HARGA TRAINING DOCUMENTATIONS & RECORD MANAGEMENT

RP. 3.200.000,- nett/orang/program
include: handout materi, sertifikat, coffee break, 1x lunch
Diskon 10% untuk pendaftaran seminggu sebelum training ATAU
Pendaftaran minimal 3 orang : Buy 2 get 1 free (khusus pendaftaran dari 1 perusahaan untuk training yang sama).